كيف يساعد الذكاء الاصطناعي رواد الأعمال في إدارة الوقت بكفاءة؟

يُعدّ الوقت من الموارد القيّمة لروّاد الأعمال، وغالبًا ما تعني إدارة الأعمال التوفيق بين المهام المتعددة، من علاقات العملاء إلى الشؤون المالية، والتسويق والإنتاج، وكل هذا يحتاج إلى إدارة جيدة للوقت. ومع تطور التكنولوجيا تمكّن الذكاء الاصطناعي من إحداث ثورة في إدارة الوقت؛ مما سمح لأصحاب الأعمال الصغيرة بأتمتة العديد من المهام وتسهيل سير العمل وتوفير الوقت والجهد. 

وفيما يلي سنوضح كيف يغير الذكاء الاصطناعي الطريقة التي يدير بها أصحاب الأعمال الصغيرة ورواد الأعمال وقتهم، والطرق التي يساعد الذكاء الاصطناعي من خلالها رواد الأعمال في إدارة الوقت بكفاءة.

1- الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لأتمتة المهام الروتينية:

من الأمور التي تستهلك الوقت عند إدارة الأعمال هو إكمال المهام الروتينية المتكررة. لكن أدوات الذكاء الاصطناعي مثل: Copilot من مايكروسوفت و Zapier يمكنها أتمتة هذه المهام، من جدولة رسائل البريد الإلكتروني والنشر عبر وسائل التواصل الاجتماعي، بالإضافة إلى إدخال البيانات وإنشاء التقارير. كما يمكن لهذه الأدوات صياغة الردود تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني الشائعة للعملاء، واقتراح المواعيد المناسبة للاجتماعات، وتنظيم جدول الأعمال، وإنشاء مهام المتابعة التي يناقشها فريق العمل في الاجتماعات.

ومن خلال ترك المهام المتكررة للروبوتات، يمكن لرواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة الاستفادة من وقتهم للتركيز في الجوانب المهمة في عملهم.

2- استخدام الذكاء الاصطناعي لتحديد أولويات المهام:

قد يكون تحديد أولويات المهام بنحو فعال أمرًا صعبًا، خاصة لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يعملون في عدّة مشاريع في وقت واحد. وللمساعدة في هذا الصدد، تستخدم بعض أدوات إدارة المشاريع المدعومة بالذكاء الاصطناعي التعلم الآلي لتحليل البيانات، وحالات المشاريع للتوصية بأفضل ترتيب لإكمال المهام.  

على سبيل المثال: في أداة Asana، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل مهامك والمواعيد النهائية لاقتراح أفضل ترتيب لإكمال جميع المهام. وهذا يضمن إكمال المهام المهمة أولًا. وهذا التحديد الذكي للأولويات يقلل الجهد الذي تبذله عادةً لإدارة عملك.

3- تحسين عملية اتخاذ القرار بالاستعانة بالذكاء الاصطناعي:

يحتاج رواد الأعمال في الكثير من الأحيان إلى اتخاذ قرارات سريعة ومستندة إلى البيانات. ولكن قد يستغرق تحليل البيانات ساعات، خاصة إذا لم يكن لديك فريق تحليلات مخصص، وهنا يأتي دور الذكاء الاصطناعي.

تستخدم أدوات مثل: Microsoft Power BI و Tableau الذكاء الاصطناعي لمعالجة مجموعات البيانات الكبيرة وتوليد الرؤى والتوصيات، وبفضل هذه التوصيات المولّدة بالذكاء الاصطناعي، يمكن لأصحاب الأعمال اتخاذ قرارات بالاعتماد على البيانات في وقت قصير.

4- تعزيز كفاءة الاتصال باستخدام المساعدين المدعومين بالذكاء الاصطناعي:

يمكن للمساعدين المدعومين بالذكاء الاصطناعي مثل: Copilot ومساعد جوجل (Google Assistant) والمساعدين الافتراضيين الآخرين التعامل مع مجموعة من مهام الاتصال، مثل: الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وجدولة الاجتماعات. ويمكنهم حتى التعامل مع استفسارات العملاء الأساسية. 

تعد أدوات الذكاء الاصطناعي هذه مثالية لهذه المهام؛ لأنها قادرة على الاستجابة بسرعة وتعمل على مدار الساعة. ومع تعامل الذكاء الاصطناعي مع مهام الجدولة والتذكيرات، يكون أصحاب الأعمال أقل عرضة لتفويت الاجتماعات أو المواعيد النهائية المهمة، وهذا بدوره يعزز الإنتاجية ويساعد في تطوير الأعمال.

5- استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات والشؤون المالية:

تُعدّ الإدارة المالية جزءًا مهمًا من إدارة الأعمال، ولكنها معقدة وتستغرق وقتًا طويلًا خاصة إذا لم يكن لديك خلفية مالية. ومع ذلك هناك العديد من الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل: QuickBooks و FreshBooks التي تُسهل عملية المحاسبة من خلال أتمتة المهام مثل: تصنيف النفقات وتتبع التدفق النقدي.

على سبيل المثال: يمكن لأداة QuickBooks تصنيف المعاملات تلقائيًا أو تنبيهك عندما ينخفض ​​التدفق النقدي إلى ما دون حد معين. ويمكنها أيضًا إنشاء الفواتير وإرسالها بناءً على المدفوعات المتكررة.

6- المساعدة في إدارة علاقات العملاء:

تُعدّ إدارة علاقات العملاء مهمة لنمو الأعمال وتطورها، ولكن تتبع تفاعلات العملاء وردود أفعالهم قد يكون مرهقًا. وللمساعدة في هذه المهمة تقدم أدوات إدارة علاقات العملاء المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل: HubSpot رؤى ذكية عن سلوك العملاء، ويمكنها أتمتة عمليات المتابعة، وتوصي بأفضل الأوقات والأساليب للتواصل مع العملاء، حتى تتمكن من رعاية العلاقات بكفاءة عالية. 

7- تحسين التسويق وإنشاء حملات إعلانية مستهدفة وفعالة:

يتطلب بناء الحملات التسويقية وإدارتها الإبداع والوقت. ويمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مثل: Jasper و Canva و Hootsuite تسهيل عملية التسويق من خلال توليد أفكار المحتوى وتصميم الصور المرئية الخاصة بالعلامة التجارية، وأتمتة النشر على وسائل التواصل الاجتماعي. بالإضافة إلى ذلك، تمنحك مزايا التحليل المدعومة بالذكاء الاصطناعي المدمجة في هذه الأدوات معلومات مفصلة عن أداء الحملات الإعلانية؛ مما يساعدك في تعرّف الإعلانات والمنشورات التي تلقى تفاعل كبير لدى جمهورك المستهدف.

8- تحسين التعاون والإنتاجية بين أعضاء الفريق:

يمكن أن يكون التعاون تحديًا لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يديرون فرقًا من بُعد، ولمساعدتهم في تحسين التعاون والإنتاجية بين أعضاء الفريق طوّرت منصات تعتمد على الذكاء الاصطناعي مثل: Slack و Microsoft Teams وهذه المنصات تُسهّل الاتصالات بين جميع أعضاء الفريق من خلال أتمتة التذكيرات وتعيين المهام والتكامل مع أدوات الأعمال الأخرى؛ مما يضمن بقاء الجميع على تواصل دائم.

نسخ الرابط تم نسخ الرابط